ВЕРБСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА
LXXV сесіяVIIІ скликання
Р І Ш Е Н Н Я
21 квітня 2026 року №1587
Про затвердження Регламенту Центру надання адміністративних послуг Вербської сільської ради |
Керуючись законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про адміністративні послуги», «Про дозвільну систему в сфері господарської діяльності», з урахуванням Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01.08.2013 р. №588 (зі змінами), з метою покращення якості надання адміністративних послуг та створення доступних та зручних умов для реалізації та захисту прав, свобод і законних інтересів фізичних та юридичних осіб щодо отримання адміністративних послуг, Вербська сільська рада
ВИРІШИЛА:
1. Затвердити Регламент Центру надання адміністративних послуг Тараканівської сільської ради, згідно з додатком до цього рішення.
2. Визначити виконавчий комітет Вербської сільської ради єдиним суб’єктом затвердження інформаційних і технологічних карток адміністративних послуг, що надаються Вербською сільською радою, її виконавчими органами та посадовими особами у рамках власних та делегованих органам місцевого самоврядування повноважень органів виконавчої влади.
3. Контроль за виконанням цього рішення залишаю за собою.
Сільський голова Каміла КОТВІНСЬКА
Додаток 1
до рішення сесії
Вербської сільської ради
від 21 квітня 2026 року №1587
Регламент роботи Центру надання адміністративних послуг Вербської сільської ради
1.1. Регламент Центру надання адміністративних послуг Вербської сільської ради (далі - Регламент) розроблено відповідно до Закону України «Про адміністративні послуги», Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 серпня 2013 р. № 588 (зі змінами).
Цей Регламент визначає порядок організації роботи Центру надання адміністративних послуг Вербської сільської ради (далі – Центр), його територіальних підрозділів, віддалених (у тому числі пересувних) робочих місць адміністраторів, порядок дій працівників Центру та їх взаємодії із суб'єктами надання адміністративних послуг.
1.2. Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України з врахуванням Регламенту роботи виконавчого комітету Вербської сільської ради, який визначає засади діяльності та взаємодії органів влади, які надають адміністративні послуги, організації документообігу та порядку здійснення моніторингу за належністю надання адміністративних послуг за принципом організаційної єдності.
1.3. Затвердження та внесення змін до Регламенту здійснюється рішенням Вербської сільської ради.
1.4. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для всіх працівників Центру, а також для суб’єктів надання адміністративних послуг в частині надання відповідних послуг через Центр його територіальні підрозділи, відділені (у тому числі пересувні) робочі місця адміністраторів.
1.5. Подання вхідного пакету документів на отримання адміністративної послуги, яка надається через Центр, його територіальні підрозділи, віддалені (у тому числі пересувні) робочі місця адміністраторів та передача вихідного пакету документів суб’єкту звернення здійснюється виключно в Центрі, його територіальних підрозділах, віддалених ( у тому числі пересувних) робочих місцях адміністраторів.
1.6. Час прийому суб’єктів звернень у Центрі, його територіальних підрозділах, віддалених (у тому числі пересувних) робочих місцях адміністраторів затверджується Вербської сільською радою, з урахуванням вимог Закону України «Про адміністративні послуги».
1.7. Перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр (далі – Перелік), формується керівником Центру та затверджується рішенням Вербської сільської ради.
Перелік адміністративних послуг, які надаються через територіальні підрозділи Центру, віддалені (у тому числі пересувні) робочі місця адміністраторів (у разі їх утворення), затверджуються Вербською сільською радою, з урахуванням потреб суб’єктів звернення.
1.8. Форми інформаційних і технологічних карток, описів вхідних пакетів документів, супровідних листів, листа-проходження, постанов і протоколів щодо адміністративної відповідальності тощо затверджуються Вербським сільським головою.
1.9. Надання адміністративних послуг у Центрі, його територіальних підрозділах, віддалених (у тому числі пересувних) робочих місцях адміністраторів здійснюється з дотриманням таких принципів:
- верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
- стабільності;
- рівності перед законом;
- відкритості та прозорості;
- оперативності та своєчасності;
- доступності інформації про надання адміністративних послуг;
- захищеності персональних даних;
- раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
- неупередженості та справедливості;
- доступності та зручності для суб’єктів звернення.
2. Вимоги до приміщення, в якому розміщується Центр
2.1. Центр розміщується в адміністративному центрі (с.Верба, вул. Львівська, буд. 43) – адмінбудівля Вербської сільської ради.
2.2 На вході до приміщення (будівлі) Центру розміщуються вивіска з найменуванням Центру, табличка з інформацією про його місцезнаходження та графік роботи (прийомні години суб’єктів звернення).
Вхід до Центру повинен бути облаштований пандусом для людей з інвалідністю та зручними сходами з поручнями.
У приміщенні Центру облаштовується туалетна кімната з урахуванням потреб людей з інвалідністю.
В приміщені є місця для тимчасового розміщення дитячих візочків. А також облаштований дитячий куточок.
На прилеглій до Центру території передбачається місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення. За потреби, на прилеглих вулицях розміщуються вказівники, на яких зазначається місце розташування Центру.
2.3 Графік роботи Центру визначається рішенням Вербської сільської ради з урахуванням потреб суб’єктів звернення та відповідно до вимог Закону України «Про адміністративні послуги». Рішенням Вербської сільської ради час прийому суб’єктів звернення може бути змінено. У випадку нагальних потреб час прийому суб’єктів звернень може бути змінено Вербської сільським головою шляхом прийняття розпорядження.
2.4. Приміщення Центру поділяється на сектори:
- сектор очікування;
- сектор інформування та самообслуговування;
- сектор обслуговування
2.5. Сектор очікування розміщений у просторому приміщенні на першому поверсі Вербської сільської ради і облаштований місцями для очікування.
2.6. Сектор інформування та самообслуговування створений з метою ознайомлення суб’єктів звернення з можливістю та умовами надання адміністративних послуг. У секторі розміщені інформаційні стенди та місця для очікування суб’єктів звернень, забезпечено вільний доступ до мережі Інтернет.
2.7. Сектор обслуговування утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць і мати інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця. Додатково розміщується інформація про прізвище, ім’я, по батькові та посаду працівника.
2.8. Для висловлення суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг Центр облаштовується відповідною книгою відгуків і пропозицій, яка розміщується у доступному та видному місці.
2.9. На інформаційних стендах та інформаційних терміналах (у разі їх наявності) розміщується інформація, зокрема, про:
- найменування Центру, його місцезнаходження, номери телефонів для довідок, адресу веб-сайту, електронної пошти;
- графік роботи Центру, прийомні дні та години, вихідні дні;
- перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;
- строки надання адміністративних послуг;
- бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;
- платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
- супутні послуги, які надаються в приміщенні Центр;
- прізвище, ім’я, по батькові керівника Центру, контактні телефони, адресу електронної пошти;
- Положення про Центр;
- Регламент Центру.
2.10. Перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр, повинен розміщуватися у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці. Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.
2.11. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються на столах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення.
2.12. Людям з інвалідністю забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної в цьому розділі, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів на стендах, інших необхідних матеріалів, надрукованих шрифтом Брайля.
У разі можливості на інформаційних терміналах розміщується голосова інформація та відеоінформація, а також здійснюється інформування іншими способами, які є зручними для людей з інвалідністю.
2.12. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у роботі Центру можуть брати участь представники суб’єктів надання адміністративних послуг для надання консультацій.
2.13. У приміщенні Центру на основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг консультації та послуги можуть надаватися безпосередньо представниками суб’єктів надання адміністративних послуг.
3. Інформаційні і технологічні картки адміністративних послуг
3.1. Інформація для суб’єкта звернення щодо надання адміністративних послуг подається в інформаційних картках адміністративних послуг, а порядок розгляду і вирішення справ щодо надання конкретних адміністративних послуг - у технологічних картках.
3.2. Інформаційні і технологічні картки адміністративних послуг розробляються суб’єктами надання адміністративних послуг на кожну адміністративну послугу та затверджуються відповідно до Закону України «Про адміністративні послуги» та вимог до підготовки технологічної картки адміністративної послуги, що затверджені Кабінетом Міністрів України, а також інших нормативно-правових актів, які регламентують надання адміністративних послуг.
3.3. Керівник Центру має право вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг.
3.4. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це Вербську сільську раду, а також керівника Центру, готує пропозиції щодо внесення змін до переліку послуг, які надаються через Центр, інформаційних та/або технологічних карток адміністративних послуг згідно із законодавством.
4.1. У Центрі може визначатися посадова особа для надання допомоги суб’єктам звернення, їх консультування із загальних питань організації роботи Центру та порядку прийому.
4.2. У особи (консультанта) суб’єкти звернення можуть отримати:
- інформацію щодо діяльності Центру і адміністративних послуг;
- загальну консультацію щодо конкретної адміністративної послуги;
- допомогу у користуванні системою регулювання черги та інформаційними терміналами (у разі їх наявності);
- консультацію щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг;
- інформацію щодо рахунків і банківських реквізитів для сплати адміністративного збору;
- вихідний пакет документів – результат послуги (якщо для цього не визначено інший порядок);
- іншу допомогу, яка необхідна їм перед прийомом в адміністратора та яка пов'язана із наданням адміністративних послуг у Центрі.
4.3. Вербська сільська рада забезпечує роботу окремого розділу на веб-сайті Вербської сільської ради, де розміщується інформація, зазначена у пункті 2.9 цього регламенту, а також відомості про місце розташування Центру, його територіальних підрозділів, відділених робочих місць адміністраторів, інша корисна для суб’єктів звернення інформація.
4.4. Інформація, яка розміщується в приміщенні Центру (в тому числі на інформаційних терміналах) та на веб-сайті, повинна бути актуальною і вичерпною.
Інформація на веб-сайті Центру має бути зручною для пошуку та копіювання.
4.5. Суб’єктам звернення, які звернулися до Центру з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг у спосіб, аналогічний способу звернення.
4.6. Для виконання функцій в інформаційному підрозділі або консультантом можуть залучатися стажери і практиканти, обов'язки яких визначаються керівником Центру.
5.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернень у Центрі вживаються заходи для запобігання виникненню черг, а у випадку їх виникнення – для керування чергою.
5.2. У разі потреби, у Центрі забезпечується загальне керування чергою шляхом зустрічі суб’єктів звернення (відвідувачів) адміністратором або іншим представником (працівником) Центру.
5.3. У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором реєструється за допомогою терміналу в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом. Автоматизована система керування чергою може передбачати персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням його прізвища та імені).
5.4. У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою адміністратор або інший представник (працівник) Центру забезпечують надання суб’єктам звернень інформації про правила користування такою системою, а за потреби - допомагають у користуванні нею.
5.5. У Центрі може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернень на прийом до адміністратора на певну визначену дату (день) та час, відповідно до правил, встановлених керівником Центру. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого або телефонного звернення до Центру.
Прийом суб’єктів звернень, які зареєструвались за допомогою попереднього запису, здійснюється у визначені години.
У разі запізнення суб’єкта звернення на прийом за попереднім записом більш ніж на 5 хвилин попередній запис анулюється. У цьому випадку суб’єкт звернення може подати документи в загальному порядку або записатися на певну дату та час повторно.
5.6. У Центрі можуть використовуватись інші інструменти керування чергою, які гарантують дотримання принципу рівності суб’єктів звернень.
6.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі – вхідний пакет документів) та повернення документів (результату надання адміністративної послуги, далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно у Центрі, його територіальних підрозділах, віддалених (у тому числі пересувних) робочих місцях адміністраторів.
6.2. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у Центр, його територіальних підрозділах, віддалених (у тому числі пересувних) робочих місцях адміністраторів особисто, в тому числі через уповноваженого представника, надіслати вхідний пакет документів поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або, у передбачених законом випадках, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний портал електронних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.
6.3. Якщо вхідний пакет документів подається уповноваженим представником суб’єкта звернення, до нього додаються документи, які підтверджують особу представника та засвідчують його повноваження (довіреність або інший документ, що посвідчує відносини представництва).
6.4. Адміністратор перевіряє відповідність поданого пакету документів інформаційній картці адміністративної послуги, за потреби – надає допомогу суб’єкту звернення у заповнені бланку заяви. У випадку, якщо суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки при заповненні бланку заяви, адміністратор повідомляє заявника про відповідні недоліки та, за потреби, надає необхідну допомогу у їх виправленні.
Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, у разі потреби отримання додаткової інформації від інших суб’єктів, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на отримання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.
6.5. Адміністратор складає опис вхідного пакету документів, у якому зазначається інформація про перелік документів, поданих суб’єктом звернення. Опис складається у двох примірниках.
Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакету документів за підписом та печаткою (штампом) відповідного адміністратора із відміткою про дату і час його складання, реєстраційний номер заяви і перелік документів, що додаються до неї. Другий примірник опису вхідного пакету документів зберігається в матеріалах справи, у випадку застосування у Центрі електронного документообігу – в електронній формі.
6.7. Адміністратор під час отримання вхідного пакету документів зобов’язаний з’ясувати бажані для суб’єкта звернення способи його повідомлення про результат надання адміністративної послуги (телефоном, засобами поштового зв’язку, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку у випадках, передбачених законодавством), а також бажаний спосіб передачі суб’єктові звернення результату надання адміністративної послуги (особисто чи засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що також зазначається в описі вхідного пакету документів.
6.8. Адміністратор здійснює реєстрацію вхідного пакету документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі).
Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація.
6.9. Якщо вхідний пакет документів було отримано засобами поштового зв’язку, адміністратор не пізніше наступного дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакету документів електронною поштою (його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку (за можливості).
6.10. Якщо під час прийняття вхідного пакету документів адміністратор виявив факт відсутності одного чи кількох документів, необхідних для отримання адміністративної послуги (передбаченого законом та відповідною інформаційною карткою адміністративної послуги) та / або очевидну помилку, неточність чи неповноту відомостей, адміністратор за вибором суб’єкта звернення повертає документи суб’єктові звернення без реєстрації для усунення недоліків, за можливості – надає допомогу в їх усуненні, або реєструє вхідний пакет документів з недоліками.
6.11. При реєстрації вхідного пакету з недоліками суб’єкт звернення одночасно повідомляється про потребу усунення вказаних недоліків та попереджається про ймовірність негативного рішення у випадку їх не усунення. Якщо суб’єкт звернення надсилає вхідний пакет документів засобами поштового зв’язку, він інформується про виявлені недоліки у відповідному повідомленні – описі вхідного пакету документів, а за можливості також повідомляється телефоном.
6.12. Всі додаткові документи, в тому числі документи на заміну, подаються суб’єктом звернення лише через Центр / адміністратора, його територіальні підрозділи, віддалені (у тому числі пересувні) робочі місця адміністраторів із фіксацією цих дій в матеріалах справи та журналі реєстрації. При цьому суб’єктові звернення видається доповнений опис вхідного пакету документів (на заміну) або вносяться зміни у раніше виданий опис. Внесення додаткових документів та / або документів на заміну підтверджується підписом суб’єкта звернення (уповноваженого представника).
6.13. У випадку не усунення суб’єктом звернення недоліків вхідного пакету документів, рішення у справі приймається на основі наявних документів відповідно до закону.
6.14. Після реєстрації вхідного пакету документів адміністратор формує справу у паперовій та / або електронній формі, за потреби (і за можливості) здійснює її копіювання та / або сканування.
6.15. Інформацію про вчинені дії адміністратор вносить до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі. Лист-проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги та залучених суб’єктів надання адміністративної послуги.
7.1. У випадках передбачених рішенням Вербської сільської ради, відповідно до законодавства, рішення про надання адміністративної послуги приймається невідкладно у Центрі, його територіальних підрозділах, віддалених (у тому числі пересувних) робочих місцях адміністраторів.
7.2. Після вчинення дій, передбачених розділом 6 цього Регламенту, адміністратор/спеціаліст не пізніше наступного робочого дня після отримання вхідного пакету документів зобов’язаний направити (передати) вхідний пакет документів суб’єкту надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить прийняття рішення у справі (надалі – виконавець), про що робиться відмітка у листі-проходженні справи із зазначенням часу, дати та підпису представника суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її направлено, та поставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи. Відомості про передачу вхідного пакету документів вносяться адміністратором до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі. В листі-проходження вказується контрольна дата виконання послуги.
7.3. Передача справ у паперовій формі з Центру, його територіальних підрозділів, віддалених (у тому числі пересувних) робочих місць адміністраторів до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не рідше одного разу протягом робочого дня (якщо інший порядок не зазначений законом).
7.4. Отримавши справу, суб’єкт надання адміністративної послуги (далі також – виконавець) зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, а також прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі.
7.5. Виконавець зобов'язаний вирішити справу у строки, визначені технологічною карткою адміністративної послуги і не пізніше наступного робочого дня з моменту вирішення справи, сформувати вихідний пакет документів та направити його до Центру, про що він зазначає в журналі або електронному реєстрі.
7.6. Адміністратор/спеціаліст Центру у день надходження результату вирішеної справи (адміністративної послуги) здійснює реєстрацію вихідного пакету документів шляхом внесення відповідних відомостей в журнал або електронний реєстр.
7.7. Адміністративна послуга, що потребує декількох дій (етапів) для її вирішення та дозволяє (передбачає) паралельне опрацювання справи двома і більше структурними підрозділами (виконавчими органами), суб’єкт надання адміністративних послуг забезпечує проходження цих дій (етапів) у встановленому порядку відповідно до технологічної картки адміністративної послуги без участі суб’єкта звернення – шляхом міжвідомчої взаємодії (в тому числі, за можливості, із застосуванням електронного документообігу). Для цього матеріали справи чи їх копії у паперовій та/або електронній формі одночасно передаються та/або надсилаються усім залученим виконавцям. Зведення матеріалів справи здійснюється виконавцем (суб’єктом надання адміністративної послуги), що ухвалює (або готує) кінцеве рішення у справі.
7.8. Суб’єкт надання адміністративної послуги, за потреби, отримує документи або інформацію, що перебувають у володінні інших адміністративних органів, підприємств, установ або організацій, що належать до сфери їх управління. Таке отримання здійснюється за умови наявності в матеріалах справи згоди (дозволу) суб’єкта звернення на збирання, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.
7.9. Виконавець зобов’язаний розглянути справу та прийняти по ній рішення у строки, визначені законом та зафіксовані у технологічній картці адміністративної послуги.
7.10. Контроль за дотриманням виконавцем (виконавцями) терміну розгляду справи та прийняття рішень здійснюється адміністратором/спеціалістами, відповідно до розподілу обов’язків керівником Центру.
У разі виявлення факту (фактів) порушення щодо розгляду справи (вимог щодо термінів надання адміністративної послуги згідно технологічної картки тощо) або вимог діючого законодавства в процесі надання адміністративної послуги посадовою чи службовою особою суб’єкта надання адміністративної послуги адміністратор/спеціаліст зобов’язаний невідкладно інформувати про це керівника Центру.
7.11. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:
своєчасно інформувати Центр про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;
надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора/спеціаліста Центру про хід розгляду справи.
7.12. У разі, якщо в ході вирішення справи виявлено підстави для прийняття негативного (повністю або частково відмовного) для суб’єкта звернення рішення, виконавець повинен врахувати, чи може отримання від суб’єкта звернення додаткових пояснень, інформації, документів позитивно вплинути на зміст цього рішення, та відповідно – забезпечити право суб’єкта звернення на участь у процесі розгляду справи та прийняття рішення. Будь-яке додаткове витребування та отримання пояснень, інформації, документів від суб’єкта звернення здійснюється лише через Центр, його територіальні підрозділи, віддалені (у тому числі пересувні) робочі місця адміністраторів.
8. Передача результату надання адміністративних послуг
суб’єкту звернення
8.1. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до Центру про що зазначається в листі про проходження справи.
8.2. Адміністратор/спеціаліст у день надходження результату надання адміністративної послуги здійснює реєстрацію вихідного пакету документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа-проходження справи, а також до відповідного реєстру у паперовій та / або електронній формі та повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єкта звернення у замовлений ним спосіб (телефоном, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку).
8.3. Результат надання адміністративної послуги (вихідний пакет документів) передається суб’єктові звернення особисто (в тому числі його / її представнику) при пред’явленні документа, який посвідчує особу та документа, який підтверджує повноваження представника або, у випадках передбачених законодавством, передається в інший зручний для суб’єкта звернення спосіб.
Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається в описі вхідного пакета документів або в іншому документі, визначеному Вербською сільською радою, і зберігається в матеріалах справи.
8.4. Відмова у позитивному вирішенні справи щодо адміністративної послуги оформляється суб’єктом надання письмово, з визначенням передбачених законодавством підстав для такої відмови та їх обґрунтуванням, та долучається до справи.
Письмове повідомлення суб’єкта надання про відмову у позитивному вирішенні справи щодо надання адміністративної послуги видається суб’єкту звернення під особистий підпис або надсилається поштою, про що суб’єкт звернення повідомляється телефоном або електронною поштою у день реєстрації у Центрі такого повідомлення.
8.5. У разі не зазначення суб’єктом звернення зручного для себе способу отримання результату надання адміністративної послуги або його неотримання у Центрі протягом двох місяців – результат надання адміністративної послуги надсилається суб’єкту звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та відсутності іншої контактної інформації – результат надання адміністративної послуги зберігається протягом тримісячного терміну у Центрі, а потім передається на зберігання до архіву.
8.6. У випадку, якщо адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор/спеціаліст реєструє інформацію про результат вирішення справи у журналі (у паперовій та / або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів у справі та передає його суб’єктові звернення.
Факт отримання результату надання адміністративної послуги підтверджується підписом суб’єкта звернення (при особистому отриманні) або отриманням повідомлення про вручення (у випадку направлення поштою).
8.7. Відповідальність за своєчасне та належне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори, спеціалісти і керівник Центру.
8.8. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу у паперовій (копія) та/або електронній формі ( відскановані документи), зокрема, заява суб’єкта звернення з описом вхідного пакета документів та лист про проходження, копія квитанції про сплату адміністративного збору (у разі платності адміністративної послуги), копія довіреності (у разі подання або отримання документів уповноваженою особою), копія результату надання адміністративної послуги, оригінал результату надання адміністративної послуги, в разі його неотримання суб’єктом звернення, зберігається у Центрі.
8.9. Усі матеріали справи зберігаються у суб'єкта надання адміністративної послуги.
Сільський голова Каміла КОТВІНСЬКА